Purchase Order: Pengertian, Contoh & Fungsinya untuk Bisnis
Purchase order adalah dokumen yang berisi informasi seputar detail barang atau jasa yang dipesan.
Dengan kata lain, dokumen ini tidak dikeluarkan oleh seller, melainkan dari pembeli.
Umumnya, dokumen ini kerap ditemui saat perusahaan ingin melakukan pengadaan barang. Lantas apa fungsi dan komponen yang ada dalam dokumen ini?
Untuk mengetahui lebih detail seputar purchase order, yuk simak penjelasannya di artikel berikut ini!
Pengertian Purchase Order
Sederhananya, pengertian dari purchase order adalah kegiatan perusahaan yang dilakukan oleh pihak pembeli.
Dokumen purchase order berisi rangkuman atas barang atau jasa yang dibeli dari para penjual atau pemasok.
Jadi, dokumen ini dibuat pembeli sebagai kontrak kesepakatan atas barang atau jasa yang diinginkan.
Perbedaan Purchase Order dan Purchase Requisition
Meskipun sama-sama diajukan oleh pembeli, purchase order dan purchase requisition merupakan dua dokumen yang berbeda.
Sederhananya, purchase requisition adalah dokumen yang berisi permintaan pembelian untuk pengadaan barang.
Jadi, purchase requisition hanya mendokumentasikan daftar barang yang akan dipesan oleh pembeli.
Biasanya, untuk mengeluarkan purchase requisition, diperlukan persetujuan dari departemen kontrol dan akuntansi.
Barulah setelah disetujui, pesanan pembelian atau purchase requisition bisa dibuat.
Sedangkan fungsi dari purchase order adalah sebagai kontrak atas barang atau jasa yang ingin dibeli oleh konsumen.
Fungsi Purchase Order
Secara umum, fungsi purchase order adalah sebagai berikut:
Sebagai bukti pemesanan barang dan komitmen dari penjual
Untuk menghindari kesalahan pengadaan barang
Untuk menghindari kesalahan harga pembelian saat pengadaan barang
Mempermudah perusahaan saat melacak barang
Sebagai bukti untuk auditor, pajak, dan bank bahwa perusahaan telah melakukan pengadaan barang secara benar.
Manfaat Purchase Order
Dengan menggunakan purchase order, ada beberapa manfaat yang didapatkan, antara lain:
1. Membantu Terhindar dari Kekeliruan
Baik bagi pembeli maupun penjual, purchase order membantu meminimalisir adanya kekeliruan terkait deskripsi barang atau total harga pesanan.
2. Memudahkan Perusahaan Menyiapkan Anggaran
Dengan adanya purchase order, perusahaan bisa lebih mudah dalam mengetahui persiapan dana yang harus disiapkan sehingga terhindar dari pembayaran jatuh tempo.
3. Sebagai Bukti Jika Terjadi Perselisihan
Jika suatu hari terdapat perselisihan antara penjual maupun pembeli, purchase order juga dapat digunakan sebagai bukti yang sah secara hukum.
Tidak hanya itu, manfaat lain dari purchase order adalah sebagai bukti bagi auditor, bank, dan pemerintah bahwa perusahaan telah menjalankan operasionalnya sesuai dengan peraturan.
Komponen Purchase Order
Adapun beberapa informasi yang dicantumkan dalam purchase order adalah sebagai berikut:
Nama produk yang dipesan
Kuantitas setiap produk yang dipesan
Harga setiap unit produk yang dipesan
Total harga dari keseluruhan kuantitas produk yang dipesan dan Pajak Pertambahan Nilai (PPN)
Tanggal transaksi dan deadline pembayaran
Nomor dan kolom otorisasi.
Contoh Purchase Order
Nah, agar kamu bisa memahami lebih jelas tentang apa itu purchase order, berikut ini adalah contoh dokumennya.
Sumber: Hashmicro
Tips Sebelum Membuat Purchase Order
Setelah mengetahui pengertian dan contohnya, berikut ini terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan sebelum membuat purchase order.
Sebagai pemesan, jangan lupa untuk mencantumkan identitas perusahaan dengan jelas
Cantumkan deskripsi produk secara detail, mulai dari merek, nama barang, jumlah, dan lain-lain. Jika perlu, buatlah dalam daftar tabel agar lebih mudah untuk dibaca.
Cantumkan juga nama produsen atau supplier yang dipilih.
Sebutkan detail seputar cara pengiriman, waktu pengiriman, dan metode pembayaran.
Cantumkan juga nomor atau kontak perusahaan yang bisa dihubungi. Hal ini sangat penting untuk membantu melakukan penelusuran dan kekeliruan jika ada permasalahan nantinya.
Nah, dari penjelasan di atas, kini kamu mengetahui bahwa purchase order adalah salah satu dokumen yang dibutuhkan dalam proses pengadaan barang.
Selain urusan administratif, sebuah bisnis juga perlu memiliki manajemen operasional gudang yang baik.
Oleh karena itu, untuk mempermudahnya, kamu bisa menggunakan jasa gudang online dari Crewdible.
Sumber: https://crewdible.com
Posting Komentar untuk "Purchase Order: Pengertian, Contoh & Fungsinya untuk Bisnis"